Come trattiamo dati, file e trascrizioni.

Titolare e ambito

Il titolare del trattamento è Lunardelli Labs di Lunardelli Alessio (P.IVA 02361570506), contattabile all'indirizzo [email protected].

Il servizio Verbale.ai tratta dati personali necessari a registrazione, accesso, upload dei file, generazione di trascrizioni, sintesi, esportazioni e gestione del billing. Per richieste privacy puoi scrivere a [email protected].

Questa informativa si applica al sito pubblico verbale.ai, all'applicazione app.verbale.ai, all'app desktop VerbaleAI Recorder e ai servizi API collegati al prodotto.

Dati che trattiamo

Dati forniti direttamente dall'utente

• username e indirizzo email
• file audio o video caricati, titoli, metadati e contenuti generati dall'utente;
• trascrizioni, diarizzazione speaker, sintesi ed esportazioni prodotte a partire dai file caricati;
• richieste inviate al supporto o al team commerciale.

Dati generati durante l'uso del servizio

• sessioni attive, storico login, indirizzo IP, user agent e log tecnici di sicurezza;
• stato dei job di elaborazione, minuti consumati, movimenti di billing e riferimenti Stripe;
• log applicativi e identificativi tecnici utili a diagnosi, sicurezza e audit.
• per l'app desktop, report automatici relativi a errori tecnici e arresti anomali, come descritto nella sezione dedicata;
• per il dashboard web, report automatici di errore e campioni di prestazioni tecniche del browser, come descritto nella sezione dedicata.

Finalita e basi giuridiche

• Esecuzione del servizio: creare account, autenticare l'utente, caricare file, generare trascrizioni, sintesi, esportazioni e gestire il workspace.
• Esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali: attivare piani, top-up, customer portal, fatturazione e riconciliazione dei pagamenti.
• Obblighi legali: conservare dati necessari a fini fiscali, contabili, di sicurezza o risposta a richieste dell'autorità competente.
• Legittimo interesse: prevenire abusi, difendere il servizio, monitorare affidabilita, risolvere incidenti tecnici e migliorare operativita e supporto.

Diagnostica automatica dell'app desktop

VerbaleAI Recorder invia automaticamente a Sentry report tecnici quando rileva un errore applicativo o un arresto anomalo gestito. La finalita e diagnosticare incompatibilita e malfunzionamenti e migliorare affidabilita e assistenza, sulla base del legittimo interesse del titolare. Non sono attivi tracciamento dell'uso, profilazione, replay della sessione o monitoraggio delle prestazioni. Non e presente un interruttore nell'app per disattivare questi report.

I report possono includere:

• versione esatta dell'app e ambiente di produzione;
• versione di Windows e runtime, architettura del processo, nome utente, nome del computer e indirizzo IP;
• tipo e messaggio dell'eccezione, stack trace completo, percorsi locali, moduli e dettagli del codice;
• breadcrumb, testo diagnostico locale, contesto della richiesta quando presente e classificazioni tecniche dell'errore;
• altri dati presenti nel normale contesto diagnostico costruito dal SDK Sentry al momento dell'errore.

L'app non allega ai report file audio o il file settings.json. Prima dell'invio applica un solo filtro: ogni credenziale desktop VerbaleAI nel formato previsto viene sostituita con [REDACTED]. Gli altri dettagli diagnostici dell'evento non vengono rimossi.

I report ricevuti da Sentry sono conservati per 30 giorni. Se il servizio non e raggiungibile, l'app puo mantenere sul dispositivo una coda locale limitata a 30 report, per ritentare l'invio senza ritardare l'avvio o la registrazione.

Diagnostica automatica del dashboard web

Il dashboard app.verbale.ai usa Sentry per inviare automaticamente errori applicativi e un campione delle prestazioni tecniche del browser. In produzione viene registrato il 10% delle tracce di caricamento pagina, navigazione, richieste HTTP, Web Vitals e attività lunghe. La finalità è diagnosticare malfunzionamenti e rallentamenti e migliorare affidabilità e assistenza, sulla base del legittimo interesse del titolare. Non sono attivi Session Replay, profilazione, Sentry Logs, registrazioni dello schermo o widget di feedback.

I report possono includere:

• release del dashboard, ambiente, pagina, URL di provenienza e informazioni su browser e dispositivo;
• tipo e messaggio dell'eccezione, stack trace, breadcrumb e normale contesto diagnostico del SDK Sentry;
• identificativo account, username, email, ruolo di sistema e indirizzo IP;
• tempi e contesto delle richieste HTTP e, per gli errori API selezionati, stato HTTP, codice applicativo, identificativo richiesta e percorso normalizzato.

Il dashboard non configura allegati di file audio, trascrizioni, upload o stato applicativo. Prima dell'invio sostituisce con [REDACTED] le credenziali desktop VerbaleAI nel formato previsto e i valori dei parametri URL token, session_id, x-amz-signature, x-amz-credential e x-amz-security-token. Gli altri dati del normale contesto diagnostico Sentry non vengono rimossi.

I report di errore e prestazione ricevuti da Sentry sono conservati per 30 giorni.

Statistiche di visita del sito pubblico

Le pagine pubbliche di verbale.ai utilizzano Cloudflare Web Analytics per comprendere le visite e migliorare il sito. I report includono visualizzazioni delle pagine, siti di provenienza, Paesi dei visitatori, tipi di dispositivo, browser, sistemi operativi e prestazioni delle pagine. Questa integrazione è limitata al sito pubblico.

Cloudflare dichiara che Web Analytics non usa cookie o localStorage per raccogliere metriche di utilizzo e non identifica i singoli visitatori tramite fingerprinting. Non inviamo identificativi di account, indirizzi email, registrazioni o trascrizioni attraverso questa integrazione. I report sono consultabili per i sei mesi precedenti. Per i dettagli sulla raccolta, consulta la documentazione di Cloudflare.

Cookie

Verbale.ai non usa cookie marketing o di profilazione nel prodotto. Usa cookie per l’autenticazione e per ricordare la lingua scelta:

• Cookie di autenticazione/sessione: necessario per mantenere l'accesso all'area riservata e proteggere le richieste autenticate.
• Preferenza di lingua del sito pubblico: quando scegli una lingua, il cookie verbale_landing_locale ricorda la scelta per un anno, solo su verbale.ai. Non contiene dati di autenticazione e non cambia la lingua del tuo account. Puoi eliminarlo dalle impostazioni del browser; senza questo cookie puoi comunque scegliere la lingua tramite i collegamenti del sito.

Se disabiliti i cookie di sessione, alcune aree dell’app potrebbero non funzionare correttamente. Se disabiliti il cookie di lingua, il sito non ricorderà la tua scelta alla visita successiva.

Fornitori tecnici e sub-responsabili

Per erogare il servizio utilizziamo un numero ristretto di fornitori tecnici, ciascuno per una funzione precisa: storage oggetti su infrastruttura cloud nell'Unione Europea (Germania); capacità di calcolo serverless per l’elaborazione dei file audio e video; instradamento privato verso modelli linguistici per la generazione delle sintesi; servizi di pagamento Stripe; Sentry per ricezione, raggruppamento e consultazione dei report tecnici del dashboard e dell'app desktop. Cloudflare fornisce statistiche di visita e prestazioni del sito pubblico.

Conservazione dei dati

• i dati account restano associati al profilo finché l'account rimane attivo o per il tempo necessario a chiudere richieste pendenti;
• file, trascrizioni e sintesi restano disponibili nel workspace finché l’utente non rimuove la riunione dalla propria area; questa azione ne interrompe la visibilità nell’account ma non ne garantisce la cancellazione fisica immediata. La rimozione fisica avviene tramite un processo amministrativo separato; per richieste di cancellazione contatta [email protected];
• dati di billing e log di sicurezza possono essere conservati piu a lungo se richiesto da obblighi fiscali, contabili o di difesa del servizio.
• i report diagnostici del dashboard e dell'app desktop ricevuti da Sentry sono conservati per 30 giorni.